Вторник, 7 декабря, 2021
Домой Интересное Как избавиться от бесконечных встреч и оставаться продуктивным

Как избавиться от бесконечных встреч и оставаться продуктивным

Мы находимся в эпицентре эпидемии митингов. Руководители теперь тратят в среднем 23 часов в неделю на собраниях, причем 71% респондентов сообщили, что эти собрания в целом непродуктивны и неэффективны.[1]

Несмотря на свои недостатки, встречи остаются неотъемлемой частью любого современного рабочего места. Рост разрозненности офисов и удаленных сотрудников делает регулярные проверки абсолютно необходимыми для того, чтобы все были на одной странице. Встречи в ближайшее время не уйдут, так как же нам работать, чтобы сократить их время и снизить продуктивность?

К сожалению, на этот вопрос нет простого ответа. Хотя невозможно сделать один простой шаг, чтобы избавиться от ненужных затрат на встречи, вы можете начать рассматривать свои встречи не как рутину, а как вложения. Вместо того, чтобы регулярно планировать и бездумно посещать встречи, подумайте заранее о том, как вы можете получить максимальную рентабельность инвестиций за время, которое вы эффективно проводите, встречаясь с другими.

Если вы хотите положить конец бесконечным встречам и начать продуктивные встречи на рабочем месте, вот несколько мест, с которых можно начать:

1. Оптимизируйте свои встречи заранее

Самая большая причина перегрузки на собраниях — не укоренившиеся привычки или плохая политика в офисе; это плохие встречи. Большинство собраний начинаются без какой-либо повестки дня, а собрания без направления вряд ли вообще можно назвать собраниями.

Встреча, которая ничего не дает, обязательно приведет к большему количеству встреч в будущем. Вы можете положить конец этому циклу, запланировав ценные и продуктивные встречи для своей команды.

Начните с сосредоточения внимания на цели встречи. Каждая встреча должна быть необходима для вашего успеха, а также для успеха вашего бизнеса и сотрудников. Более того, встречи, охватывающие слишком много тем или областей, могут затянуться на запланированное время и оттолкнуть участников.

Помните, что продуктивные встречи длятся ровно столько, сколько им абсолютно необходимо. Чтобы научиться сокращать встречи, вы можете использовать такие инструменты, как «быстрые встречи», если вы узнаете больше о календарь Google. Это позволяет вам автоматически сокращать запланированные встречи на пять минут, чтобы у вас было время для работы в перерывах между встречами.

2. Сделайте ваши встречи демократичными

Кто планирует встречи в офисе? Как правило, именно руководители и высшее руководство созывают собрания и определяют свою повестку дня. Хотя ответственным лицам важно донести свои директивы до других сотрудников, встречи, проводимые непосредственно сверху, не будут очень увлекательными для всех остальных.

Вместо этого попробуйте спланировать несколько встреч с нуля. Выбор направления или общей темы встречи до того, как задавать вопросы или вопросы вашим сотрудникам, имеет большое значение для того, чтобы люди были вовлечены во встречи, а участие во встрече — один из лучших способов сделать встречи короткими, но значимыми. Даже такая простая вещь, как анонимный опрос в Google, может дать участникам свободу высказывать свое мнение.

3. Приглашайте нужных людей

Мы все были там — сидели на собрании и молча удивлялись, почему мы вообще там вообще. Каждая минута, которую кто-то проводит на встрече, к которой он не принадлежит, — это потеря минуты, и даже это может снизить эффективность самой встречи.[2]

Один из способов выяснить, кто принадлежит к собранию, а кто нет, — вернуться к фокусу собрания. Имея в виду тему встречи, подумайте о том, кому либо будет выгодно услышать эту обсуждаемую тему, либо у кого есть что добавить к обсуждению.

Однако посещаемость собраний имеет обе стороны. Если при принятии решения о составе вашей следующей встречи вы упустите кого-то, кто должен был там присутствовать, вы можете потратить значительное количество времени на то, чтобы догнать этого человека.

Не забывайте мыслить нестандартно, когда дело доходит до того, кто действительно должен участвовать в собрании. Например, если ваша команда дизайнеров встречается, вероятно, было бы лучше пригласить менеджера по продукту и инженера-программиста, чтобы убедиться, что все обсуждаемое также соответствует целям других команд. Кажется, что тенденции подтверждают эту теорию.[3] Правильный список гостей для встречи сейчас может сохранить несколько будущих встреч позже.

4. Вместо этого используйте цифровые инструменты

Такие технологии, как видеоконференцсвязь, сделали собрания проще, чем когда-либо, независимо от того, где находятся участники и чем они занимаются. Распространение технологий также привело к появлению новой волны приложений, которые позволяют значительно сократить количество встреч в вашем офисе.

Коммуникационные платформы, такие как Слабина позволяют создавать отдельные каналы для общения людей. Для некоторых из ваших встреч рассмотрите возможность создания выделенного канала Slack для этой темы вместо того, чтобы проводить личную встречу. Задайте соответствующие вопросы, на которые хотите получить ответы, или начните обсуждение. Посмотрите, как проходит цифровая встреча, и никто не должен полностью останавливаться на достигнутом.

Другие приложения для совместной работы, такие как Trello пусть все будут точно знать, над чем работают все остальные, устраняя необходимость в постоянных контрольных встречах. Если вы хотите сократить количество встреч определенного типа, поищите программное обеспечение, которое может передать функции этой встречи в цифровое пространство.

Плохие встречи съедают доходы компании во всем мире, поэтому важно сделать все возможное, чтобы контролировать расписание встреч в офисе. Думая о встречах как о активе вашего бизнеса, вы можете получить максимум удовольствия от одного из любимых развлечений корпоративной Америки.

Подробнее о продуктивности на работе

  • Как быть продуктивным на работе: 9 основных правил
  • 7 эффективных советов по тайм-менеджменту для максимальной производительности
  • Как стать более продуктивным: 4 маленьких хитрости для максимальной производительности

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь

Поддержи нас :)

Популярное