Вторник, 7 декабря, 2021
Домой Интересное Как делать хорошие заметки на работе: 6 эффективных способов

Как делать хорошие заметки на работе: 6 эффективных способов

Важно уметь делать хорошие заметки, потому что эти заметки могут позже стать вашим вдохновением и идеями. Если ваши записи запутаны, возможно, вы не сможете просто вспомнить, что вы узнали.

На всех полках писателя Тима Феррисса нет ничего, кроме записных книжек, заполненных его ежедневными каракулями. Гуру самооптимизации однажды написал без обиняков:[1]

«Я делаю заметки, как будто некоторые люди принимают наркотики».

Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон — еще один заядлый писатель:[2]

«Некоторые из самых успешных компаний Virgin родились из случайных моментов — если бы мы не открыли свои записные книжки, этого бы никогда не произошло».

В колледже уделяли большое внимание эффективному ведению заметок — у меня до сих пор есть несколько стопок моих собственных спиральных тетрадей, заполненных яростно набросанными лекциями. Однако как только мы начинаем свою профессиональную карьеру, многие из нас теряют эту привычку. Но ведение письменного журнала всего нового контента — во время встреч, мозговых штурмов и во время чтения — остается важным инструментом продуктивности и обучения.

Как генеральный директор моей компании, меня редко ловят без блокнота. Время — мой самый ценный ресурс, и ведение заметок позволяет мне извлекать максимальную пользу из того, как я трачу свои. Это также дает сигнал моим сотрудникам делать то же самое.

Если вам интересно, как оптимизировать эту простую привычку, вот несколько экспертных советов о том, как делать хорошие заметки.

1. Будьте приверженцами старой закалки и используйте собственные слова

Как курица или яйцо, это фундаментальный вопрос: что мне использовать: бумажный блокнот или приложение для цифровых заметок?

Александра Самуэль, пишущая для Harvard Business Review, решительно выступает за создание цифровых заметок. Она утверждает, что создание заметок в таких приложениях, как Evernote, — это наиболее эффективное использование времени, позволяющее быстро и легко извлекать их из них позже.[3]

Однако не все согласны. По словам Мэгги МакГлоин, другого сотрудника Harvard Business Review, исследование показало, что аналоговое ведение заметок имеет конкретные преимущества. В одном исследовании исследователи обнаружили, что цифровые записные книжки делали более длинные записи, похожие на транскрипцию, по сравнению с рукописными, и значительно хуже справлялись с более поздними концептуальными вопросами.[4]

Даже когда участникам было дано явное указание не делать дословных заметок, машинисты продолжали писать в «подобной транскрипции» манере. В то время как набор текста способствует бездумной транскрипции, почерк подталкивает нас к созданию более сжатых заметок и извлечению информации для лучшего понимания.

Использование ноутбука или планшета также открывает вам больше возможностей для отвлечения, например, просмотр ленты Twitter или просмотр новостей на Facebook. Удивительно, но просмотр веб-страниц одним человеком может негативно повлиять на обучение его соседей. В одном исследовании учащиеся-участники, которые могли видеть экран ноутбука, выполняющего несколько задач одновременно, — в данном случае просматривая время просмотра фильмов — набрали на 17% меньше баллов по тестам на понимание, чем студенты, которые не отвлекались таким образом.[5]

Лично я пользователь аналогового ноутбука — мне намного легче сосредоточиться, и это заставляет меня переводить информацию в собственное сокращение. Среди других приверженцев старой школы — Билл Гейтс, который предпочитает желтый блокнот, и Джордж Лукас, который носит карманный блокнот.

Но даже если вы не можете расстаться со своим ноутбуком или планшетом, избегайте дословной расшифровки. Тренируйтесь не просто слушать, но и переваривать сказанное, используя собственные слова.

2. Будьте внимательны к структуре

Другой вопрос, который следует рассмотреть, прежде чем что-либо записывать: как структурировать свои записи. Использование последовательного метода организации — ключ к тому, чтобы вернуться к своим заметкам позже.

Journal of Reading сравнил различные методы и обнаружил, что наиболее строго структурированные заметки — с иерархическим порядком и пронумерованными подразделами — получили самые высокие оценки с точки зрения качества и точности. Вторым лучшим был метод с двумя столбцами, при котором авторы использовали левый столбец для новой информации и правый столбец для последующих пунктов и ключевых тем.[6]

Тим Феррис клянется индексированием, которое включает в себя ручную нумерацию страниц книги или записной книжки и создание быстрого и удобного для сканирования индекса тем на передней или задней обложке.

Мария Попова, создательница чрезвычайно популярного Brainpickings.org, каждую неделю просматривает множество книг и включает свои знания в ежедневные сообщения в блогах.

Она с головокружительной скоростью понимает концепцию всей книги, используя метод индексации. Как объяснил Тим Феррис, Попова создает альтернативный указатель на последней (обычно пустой) странице, где она отмечает важные идеи во время чтения. Рядом с этими идеями она перечислит страницы, на которых они появляются. Затем Попова использует эти аналоговые заметки, основанные на идеях, а не на ключевых словах, чтобы синтезировать книгу, когда она будет готова написать о ней.[7]

Я использую столько организационных методов, сколько могу — индексирование, заголовки, нумерацию и маркировку. Я также оставляю поле для своих вопросов, наблюдений и действий, которые ведут к моей следующей стратегии.

3. Запишите свои вопросы и идеи

Какую бы структуру вы ни выбрали, всегда оставляйте место для личных размышлений. Глобальный тренер генерального директора Сабина Наваз рекомендует использовать широкие поля, где вы можете записать «свои идеи, суждения, опровержения и вопросы по каждому из записанных вами пунктов». Наваз объясняет:[8]

«Отмечая их в сторону, вы отделяете свои мысли от того, что говорят другие».

Этот метод не только заставляет вас постоянно взаимодействовать и анализировать информацию, которую вы получаете, — помогая в обучении и понимании, а не заучивая ее наизусть, — он также позволяет вам организовать последующие вопросы и планы действий в будущем.

Как только я заканчиваю встречу или конференцию, я просматриваю свои поля и отправляю себе по электронной почте список любых следующих шагов — например, письмо для черновика, назначение встречи или вдохновение для статьи для написания. Таким образом, я превращаю новые идеи в практические планы.

4. Запишите невербальное поведение

Коллега говорит вам: «Мы готовы поделиться с компанией нашим новым продуктом на следующей неделе». Но его язык тела — нервное ерзание и взволнованный взгляд — не вызывает особой уверенности. В этой ситуации отметьте свои наблюдения и постарайтесь рассказать о них позже.

«Привет, Нил, ты сказал, что был готов раньше, но мне было интересно, не хочешь ли ты провести презентацию вместе со мной и сгладить любые нюансы».

Мы много общаемся невербальным поведением, включая язык тела, манеру поведения и аффекты. По словам Патти Вуд, эксперта по языку тела и автора книги Snap: получение максимального эффекта от первого впечатления, языка тела и харизмы, при общении лицом к лицу всего с одним человеком вы можете обменяться до 10 000 невербальных сигналов менее чем за минуту — вероятно, больше, чем наши слова.[9]

Иногда то, что не сказано, так же ценно, как и то, что есть. Например, если я провожу презентацию и получаю сверчков, когда задаю вопросы, это может сигнализировать о том, что я сделал отличную работу. Но это также может означать, что мои коллеги не хотят оспаривать мою точку зрения. И, как я уже писал ранее, здоровый конфликт необходим для роста и инноваций организации.

Невербальное поведение может выявить проблему, требующую немедленного решения. Если вы потратите немного больше на запись и обработку этих наблюдений, это поможет сэкономить время в будущем.

5. Просмотреть позже

Создание заметок выполняет две функции: систематизировать и хранить новый контент и когнитивно кодировать этот контент. Другими словами, это средство хранения и изучения новой информации.[10] Эта функция физического хранения бесполезна, если вы на самом деле не просмотрите свои заметки позже и не поразмышляете над тем, что вы написали.

Исследование успеваемости учащихся на тестах подчеркивает важность рецензирования. Одно исследование 80-х годов, опубликованное в Teaching of Psychology Journal, показало, что студенты допускали ошибки на экзаменах не потому, что они делали плохие записи, а потому, что они не перечитывали их заранее.[11]

Хотя вы, вероятно, уже не за горами зубрежки перед экзаменами, вспоминание того, что вы изучаете, так же, если не более важно, для вашей карьеры — потому что больше не стоит забывать новую информацию в тот момент, когда мы заканчиваем тестирование на ней.

Как пишет Ричард Брэнсон:[12]

«Не делайте заметки только ради заметок, просматривайте свои идеи и превращайте их в достижимые и измеримые цели».

Вот почему я выделяю время в своем календаре хотя бы раз в неделю, чтобы читать свои заметки — от встреч, конференций, звонков и т. Д. В моем качестве генерального директора редко бывает момент, когда бы не было записано несколько идей.

6. Готовьте заметки и перед встречами.

Последний совет: никогда не приходите на собрание с пустыми руками. Чтобы добиться максимальной эффективности, всегда готовьте заметки заранее, включая материалы для освещения, вопросы и действия.

Никто не иллюстрирует это лучше, чем главный операционный директор Facebook Шерил Сандберг. В профиле Fortune Мигель Хелфт пишет:[13]

«Ее дни — это шквал встреч, которые она проводит с явно нецифровой записной книжкой в ​​спиральном переплете. На нем она хранит списки тем для обсуждения и действий. Она вычеркивает их один за другим, и после проверки каждого элемента на странице она отрывает страницу и переходит к следующей. Если все пункты выполняются через 10 минут после одного часа встречи, встреча окончена ».

Это могут быть единственные заметки, которые вам не нужно хранить для последующего просмотра (если вы не записываете больше заметок на той же странице).

Вместе эти стратегии ведения заметок помогут вам организовать встречи и упростить ваш рабочий день.

Дополнительные советы по созданию заметок

  • Как делать заметки: 3 эффективных метода ведения заметок
  • Как систематизировать заметки и перестать чувствовать себя разбросанными
  • Как использовать стикеры для более продуктивного чтения и обучения
[1] Шоу Тима Ферриса: Как делать заметки, как альфа-компьютерщик
[2] Девственник: Обратите внимание, пора делать заметки
[3] Harvard Business Review: Уважаемый коллега! Положите тетрадь!
[4] Harvard Business Review: Что вы упускаете, делая заметки на своем ноутбуке
[5] Гарвардский GSE: Для заметок зачастую лучше всего использовать низкие технологии
[6] Атлантический океан: Как стать искусным ведением заметок: 8 уроков исследований
[7] Шоу Тима Ферриса: Мария Попова о письме, рабочем процессе и обходных путях
[8] Harvard Business Review: Станьте лучшим слушателем, делая заметки
[9] Forbes: 10 невербальных сигналов, которые внушают уверенность в работе
[10] Гарвардский GSE: Для заметок часто лучше всего использовать низкие технологии
[11] Атлантический океан: Как стать искусным ведением заметок: 8 уроков исследований
[12] Девственник: Обратите внимание, пора делать заметки
[13] Удача: Шерил Сандберг: Реальная история

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь

Поддержи нас :)

Популярное