Что такое правило 80 20 (и как его использовать для повышения производительности)

Правило 80 20 или принцип Парето, названное в честь итальянского экономиста девятнадцатого века Вильфредо Парето, который обнаружил, что примерно 80% итальянской земли в 1896 году принадлежало 20% населения, стало общей аксиомой в бизнесе и жизни.

Этот принцип был подчеркнут в 1992 году в отчете Программы развития Организации Объединенных Наций, который показал, что примерно 80% мирового богатства находится в руках 20% населения.^[1] Компании сообщают, что 80% их продаж приходится на 20% клиентов, и Microsoft обнаружила, что если они исправят 20% наиболее часто обнаруженных ошибок, они устранят 80% проблем в своем программном обеспечении.

Кажется, Принцип Парето вокруг нас.

Когда дело доходит до нашей собственной продуктивности, можно применить принцип, согласно которому 80% наших результатов — это результат 20% наших усилий. Хитрость заключается в том, чтобы выяснить, что это за 20%, чтобы мы могли приложить максимум усилий к этим 20% и исключить как можно больше из 80%, которые не дают желаемых результатов.

Так как же нам это сделать?

Будьте абсолютно ясны в том, чего вы хотите достичь

Самый простой и эффективный способ сделать это — четко понимать, чего вы пытаетесь достичь.

Какого результата вы хотите достичь? Большинство людей не понимают, чего они хотят достичь, и поэтому увлекаются работой над вещами, которые не принесут большого вклада в общую цель.

Например, если у вас есть проект по переезду, вы тратите чрезмерное количество времени на обсуждение цвета стен, мебели, которую вы бы хотели, и какие растения у вас будут в саду, не слишком далеко продвинут вас к переезду. дом.

Вместо этого, если вы решите, сколько комнат и в каком месте вы хотите разместить дом, вы получите гораздо более важные данные, по которым можно будет обратиться к агенту по недвижимости. Вы найдете подходящий дом гораздо быстрее, чем обсуждая цвета, мебель и предметы в вашем саду.

Прежде чем начинать какой-либо проект, составьте список всех задач, необходимых для завершения проекта а затем отметьте или выделите задачи, которые принесут вам наибольший вклад к завершению проекта. Эти задачи будут составлять 20% задач, которые проведут вас на 80% пути к завершению проекта. Сосредоточьтесь на них.

Какие у вас специальности и несовершеннолетние?

Джим Рон придумал этот вопрос, и это, по сути, означает, что есть части работы, которые вы выполняете каждый день, которые напрямую способствуют достижению общей цели, которую вы пытаетесь достичь.^[2] Другие части вашей работы не имеют прямого отношения к этой цели, но могут быть описаны как служебные. Хитрость в том, чтобы знать, что они из себя представляют.

Брайан Трейси часто говорит об этом в процессе продаж.^[3] Главное время — это когда вы разговариваете с клиентом перед клиентом. Незначительное время уходит на поездки к клиенту или встречи с вашим менеджером по продажам в офисе. Конечно, поездка на встречу с клиентом или встреча с менеджером по продажам важна, но они не влияют напрямую на ваши продажи, поэтому это будет считаться второстепенным.

Когда я много лет назад занимался продажами, я узнал, что, хотя вы можете быть популярны в своей команде администраторов продаж, если вы каждый день тщательно выписываете отчеты о продажах, это не улучшит показатели продаж. Я заметил, что лучшие продавцы в нашей компании имели ужасную репутацию администраторов и не были самыми популярными людьми в офисе. Дело в том, что они были лучшими продавцами, потому что понимали, что присутствие перед покупателем ведет к увеличению продаж, что в конечном итоге ведет к более высоким зарплатам.

Взгляните на свой календарь на прошлую неделю и определить, какие задачи вы сделали, что оказало наибольшее положительное влияние по вашим целям. Затем запланируйте на следующей неделе сделать больше из них, чтобы вы работали над 20% задач, которые, как вы знаете, должны выполнить для достижения 80% желаемых результатов.

Перестань думать, начни делать

Я сталкиваюсь с этим со многими своими клиентами, когда обучаю их развитию собственного бизнеса. Слишком много времени уходит на планирование и размышления.

Теперь, когда вы создаете собственный бизнес, идеи планирования и разработки действительно имеют место, но есть граница. Если вы тратите 80% своего времени на размышления и планирование, ваш бизнес не запустится.

Возьмем простой пример. Когда я начал свой канал на YouTube чуть более трех лет назад, я потратил неделю, планируя, какие видео я буду снимать, а затем начал записывать. Мое первое видео было ужасным, но процесс публикации видео неделя за неделей привел к тому, что я научился лучшим способам создания видео, которые способствовали росту моего канала.

Я вижу, что слишком много людей планируют и думают о том, что они хотят делать, но не создают контент. Если вы тратите 80% времени на создание контента и 20% времени на планирование контента, независимо от того, для какой среды вы создаете, вы увидите положительные результаты. Если вы измените это соотношение, вы не увидите многого в плане результатов.

Остановитесь на мгновение прямо сейчас и спросите себя:

«Что я мог бы сделать сегодня, чтобы получить 80% результатов, которых я больше всего желаю?»

Используйте свой календарь, чтобы узнать, как вы потратили свое время

Ваш календарь — ваш самый мощный аналитический инструмент, когда вы видите, как вы проводите свое время каждую неделю. Если вы видите, что проводите много своего ежедневного времени на собраниях и решаете проблемы коллег, вы обнаружите, что не сосредоточены на тех 20%, которые являются реальными результатами.

Если вы нашли время, чтобы записать действия, которые дают вам 80% ваших результатов, то просмотрите свой календарь в конце недели, чтобы увидеть, где вы проводите свое время, вы сможете внести коррективы; так что вы больше сосредоточены на деятельности, которая дает вам наибольшие положительные результаты. Блокировать время каждый день работать над этими задачами.

Постарайтесь исключить те задачи, которые не приносят большого результата. Если вы можете это сделать, делегируйте их другим людям, которые лучше справятся с этими задачами за вас, чтобы вы могли тратить на задачи больше времени каждую неделю. Это даст вам гораздо лучшую окупаемость вашего времени.

Чтобы действительно воспользоваться преимуществом принципа 80:20, вам нужно знать, где вы проводите время каждый день.

Если вы производитель контента, то вам нужно создавать контент, а не тратить время на анализ аналитики. Конечно, аналитика важна, если вы хотите увидеть рост, но без контента у вас не будет никакой аналитики, на которой можно было бы основывать свой будущий контент. Таким образом, 80% вашего времени нужно тратить на создание контента.

Если вы занимаетесь продажами, если вы тратите 80% своего времени на планирование звонков по продажам и только 20% времени общаетесь с покупателями, ваши показатели продаж не будут очень хорошими. Переверните этот рацион. Тратьте 20% своего времени на планирование звонков и 80% на общение с клиентами.

Ключевые выводы

Итак, чтобы правило 80 20 работало на вас, запомните следующее:

• Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь. Как будет выглядеть успешный исход? Затем определите 20% шагов, которые помогут вам достичь 80% пути.
• Какие у вас специальности и несовершеннолетние? Какие повседневные занятия вы могли бы делать, чтобы создавать постоянное движение к достижению того, чего вы хотите достичь? Делайте это каждый день.
• Сократите время, которое вы тратите на размышления о чем-то, и просто начните это делать. Если вы тратите 80% времени на размышления и только 20% времени на размышления, у вас есть соотношение «назад и вперед».
• Определите, какие действия, предпринятые вами за последнюю неделю, оказали наибольшее положительное влияние на ваши цели. Сделайте больше на следующей неделе. Расставьте приоритеты и запланируйте время в своем календаре.

Дополнительные советы по продуктивности

• Как воспользоваться правилом 80 20 для достижения успеха в жизни
• Как сосредоточить внимание и максимизировать свою продуктивность (полное руководство)
• 7 способов использовать свое время для повышения производительности